Klachtenprocedure

1. Doel

OsmoConsult heeft de intentie een veilige omgeving te scheppen waarin men zich op sociaal, geestelijk en lichamelijk vlak vrij van dreiging of confrontatie met seksuele intimidatie, agressie, geweld en discriminatie kan voelen.

De klachtenprocedure heeft als doel de mogelijkheid te scheppen tot het indienen van klachten. Tevens dient de klachtenprocedure te voorzien in de bescherming van de belangen van de klager*) en verweerder **) tijdens het onderzoeken en afhandelen van een klacht.

*) Voor ‘klager’ kan ook gelezen worden ‘klaagster’.
**) Voor ‘verweerder’ kan ook gelezen worden ‘verweerster’.

In verband met de kwaliteitswetgeving en de uitbreiding van het wettelijk vastgestelde klachtrecht, is deze klachtenprocedure ook van toepassing op gedragingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen van freelancers die voor OsmoConsult opdrachten uitvoeren.

Deze klachtenprocedure is niet van toepassing indien het een klacht betreft tegen een besluit van
K.J. Terpstra van een instelling in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB).
Klachten waarvoor een aparte procedure en proceduremogelijkheid bij een commissie bestaat, dienen volgens die procedure van die commissie te worden afgehandeld (te denken valt aan de commissie gelijke behandeling e.d.).

2. Begripsbepalingen

2a Klager

Een klager is een deelnemer, een cliënt van een deelnemer, of een belanghebbende van de cliënt, die een klacht indient bij de Klachtencommissie van OsmoConsult.

2b Verweerder

Een vennoot van OsmoConsult of een voor OsmoConsult werkzame freelancer en tegen wie een klacht is ingediend. Indien OsmoConsult wordt aangeklaagd is het aan de Klachtencommissie om te bepalen wie zij wenst te horen en aan K.J. Terpstra wie hij als verweerder wenst af te vaardigen.

2c Klacht

Onder een klacht wordt verstaan een schriftelijke uiting van onvrede omtrent het naleven door een deelnemer van de Ethische Code.
Het betreft hier uitsluitend klachten over handelingen of het nalaten daarvan die plaatsvinden tijdens trainingen, opleidingen en coachtrajecten van OsmoConsult.
Deze klachten kunnen betrekking hebben op gedragingen en beslissingen, dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen van de verweerder.

2d Klachtencommissie

De Klachtencommissie bestaat uit een ter zake deskundige van buiten OsmoConsult en de secretaris, Klaas Jan Terpstra.

3. Procedure

  1. Klachten worden schriftelijk, en ondertekend door de klager, ingediend onder vermelding van:
  2. datum, tijd en plaats en beschrijving van het voorval waarover wordt geklaagd,
  3. naam van de verweerder en diens relatie met betrekking tot OsmoConsult,
  4. naam van de klager en diens relatie met betrekking tot OsmoConsult.
  5. De ontvangst van de klacht wordt binnen zeven werkdagen schriftelijk aan de klager bevestigd door de secretaris van de Klachtencommissie.
  6. Wanneer een klacht niet geheel voldoet aan de beschrijving zoals weergegeven in 3a wordt de indiener daarop gewezen en in de gelegenheid gesteld dit verzuim binnen veertien dagen te herstellen. De klacht geldt pas vanaf het moment dat het gevraagde herstel is ingediend. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
  7. Van de indiening van de klacht en de inhoud daarvan doet de Klachtencommissie binnen zeven werkdagen schriftelijk mededeling aan de deelnemer op wie de klacht betrekking heeft.
  8. De klachtencommissie bepalen eerst of de klacht al dan niet ontvankelijk is. Een klacht is ontvankelijk als deze voldoet aan de omschrijving in 2c. Na onderzoek door de Klachtencommissie, in overleg met de partijen, besluit deze of tot bemiddeling en/of beoordeling van de klacht zal worden over gegaan.
  9. Ingeval van beoordeling stelt de Klachtencommissie de partijen zo spoedig mogelijk, dat wil zeggen binnen dertig werkdagen na de indiening van de klacht, schriftelijk met redenen omkleed in kennis van haar oordeel over de gegrondheid van de klacht. Indien de Klachtencommissie afwijkt van deze termijn doet zij daarvan met redenen omkleed mededeling aan de partijen, onder vermelding van de termijn waarbinnen de Klachtencommissie haar oordeel zal uitbrengen.
  10. Indien de klager niet akkoord gaat met de uitspraak van de Klachtencommissie wordt de klacht voorgelegd aan een onafhankelijke derde partij, te weten Ad van Andel, Kruisboog 1, 3994 BE te Houten. Zijn uitspraak omtrent de klacht is bindend voor beide partijen.

4. Bevoegdheden

  1. De Klachtencommissie kan, na toestemming van de klager, het (elektronisch) dossier opvragen ter zake van datgene waarop de klacht betrekking heeft.
  2. De Klachtencommissie is verplicht tot hoor en wederhoor. Daartoe worden de partijen mondeling en/of schriftelijk gehoord over hetgeen in de klacht is verwoord. Volgens de wens van de Klachtencommissie en/of op verzoek van partijen kunnen de partijen door de Klachtencommissie tezamen dan wel apart van elkaar worden gehoord.
  3. De Klachtencommissie heeft geheimhoudingsplicht en zal de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen beschermen. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn/haar taak bij OsmoConsult of bij de Klachtencommissie heeft beëindigd.
  4. De Klachtencommissie kan zich laten adviseren door deskundigen. Ook deze deskundigen zijn gehouden aan de geheimhoudingsplicht.
  5. De partijen kunnen zich tijdens de behandeling van de klacht op eigen kosten laten bijstaan door een of meer, door hen aan te wijzen personen. Over de aanwezigheid van deze persoon/personen tijdens zittingen van de Klachtencommissie beslist de Klachtencommissie met opgaaf van redenen.
  6. De Klachtencommissie kan besluiten een klacht niet verder te behandelen, indien zij wordt ingetrokken of indien zij naar genoegen van de klager – en met instemming van de aangeklaagde – door bemiddeling is weggenomen. De Klachtencommissie kan eveneens besluiten een klacht niet verder te behandelen wanneer wederhoor door de klager gestaakt wordt. In dat geval wordt de klacht als niet ingediend beschouwd.
  7. De verweerder wordt geïnformeerd als de Klachtencommissie de klacht ontvankelijk acht. De verweerder ontvangt een kopie van de klachtbrief en ontvangt een exemplaar van de klachtenprocedure.
  8. De klachtbrief, alsmede de uitspraak van de Klachtencommissie en alle ter zake doende documenten worden geregistreerd en gedurende vijf jaar na de uitspraak bewaard.
  9. Een door de onafhankelijke derde partij, te weten Ad van Andel, gedane uitspraak betreffende de ingediende klacht is bindend voor beide partijen en zal door verweerder onverkort worden overgenomen.
  10. Het in deze klachtenprocedure gestelde laat onverlet de mogelijkheid van klagen bij de civiele rechter of overige bevoegde organen.

Deze klachtenprocedure is door K. J. Terpstra, vennoot en directeur van OsmoConsult van toepassing verklaard op 23 augustus 2010